@ushigyuさんのEvernoteとScansnapで簡単名刺管理を試してみた!名刺の後から検索も結構使えます!

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こんちくわ。
Evernote大好き@conchikuwaです。
皆さんは名刺の管理ってどうされていますか?名刺って社会人はもちろん最近ではプライベートでも初めて会う際に交換したりしますね。人脈が増えてくると名刺もどんどん増えてきます。貰った名刺はちゃんと管理したいですよね。なので@ushigyuさんが紹介されてたEvernoteとScansnapを使った簡単な名刺の管理方法を試してみました!


以前は↓を使用してアナログで名刺を管理しておりました。
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有名なローロデックスの名刺ホルダーです。
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よくドラマや映画でビジネスマンが机の上に置いているオサレな名刺ホルダーです。私もそんなオサレなビジネスマンになろうと買ってみました。

これ、机の上に置いておくとオサレはオサレなんですが、場所を結構とるので、正直ジャマです。しかも映画の中のビジネスマンのようにそんなに名刺を見ませんし。。。(^^ゞ

あと名刺をホルダーにセットするのが結構面倒だったりします。

面倒くさがり屋の私は名刺ホルダーがあるのに↓のように輪ゴムでまとめたりしておりました(^^ゞ
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これじゃあ名刺を探したい時にすぐに探せない。。。

それに名刺を貰っておきながら失礼ですよね。ホントスンマセンm(__)m

私も以前はScansnapで名刺をスキャンして名刺管理しようとしたのですが、その時はScansnapに同梱されている名刺管理ソフトを使用していてこれがなんともメンドッチイ!!

Scansnapに同梱されている名刺管理ソフト(名刺ファイリングOCR)は名刺を読み取って名前や住所まで管理できるスグレモノ。

ただシンプルは名刺はいいのですが、最近の名刺はオサレで凝ってる方も多いのでOCR精度がいいっていってもかなりの頻度で誤認識が発生します。それをイチイチ修正するのはホントに手間で数十枚取り込んだところで諦めちゃいました(^^ゞ

あとiphoneアプリの「Camcard」を購入して管理しようとした事も。。。

CamCard – 名刺認識管理 4.2.0
価格: ¥1,500 (サイズ: 48.8 MB)
カテゴリ: ビジネス, 仕事効率化
※ 価格は掲載時のモノです。

こちらもやっぱりデータ入力が面倒で諦めちゃいました。結構いい値段するのに。。。(^^ゞ

って事でもっとスマートに名刺管理ができないか調べてみました。

その結果、@ushigyuさんの↓の記事を発見!!

EvernoteとScansnapを使った超便利な名刺管理法!その方法を具体的に解説します
名刺の管理、どうしていますか? 私は、今まで名刺用のクリアファイルに逐一入れていました。 ただ、これだと大量に名刺をもらうとすぐにファイルがいっぱいになるし、分類したり探したりするのも大変。 …
いつもありがとうございます!

名刺ソフトは使わずに名刺をPDF化してMacとEvernoteに保存するだけ。すると自動でOCR化してくれるのでEvernoteで検索するもよし、MacでSpotlights検索するもよし、あとから簡単に検索できちゃいます!

もちろん名刺管理ソフトのようにOCRの精度は高くありませんが(高める為には手入力も必要ですが)、私が使って見たかぎり、十分ではと。。。

早速、@ushigyuさん記事の通り、Scansnapでスキャンしてみました。
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私が持っているのはScansnap S1300。S1500の方が断然スキャン速度が速く大量にスキャンするには向いてますが、私はそんなに大量にスキャンしないし、置き場所も無いのでコンパクトなS1300を選択しました!
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ちなみに名刺の表面を下側に向けてスキャンしましょう。そうすると表が1枚目、裏が2枚目になってあとから見やすいです。

S1300でスキャンしているところを撮影してみました。スキャンスピードがどれくらいか参考に。。。

まぁ正直そんな早くありませんが、個人的にはたまにしかスキャンしないのでいいかなと。。。

で、スキャンしてEvernoteに取り込んだら↓な感じに。
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名刺をサムネイル化してくれて視覚的にもいい感じです!

Evernoteの検索ですが、試しに「山崎」さんを検索してみると、ちゃんとヒットしました!
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今度は「吉田」さん。こちらは名前以外の住所に「吉田」が入っている名刺までヒットしました!
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なかなかいい感じでございます。

あとMacのSpotlights検索も試してみました。こちらはEvernoteの検索ではヒットしないものが、ヒットしたり、ヒットしたものがヒットしなかったりしましたが、両方で検索する事である程度見つかりそうです。

ただ完璧ではありませんのでヒットしないものもありますが、個人的には十分かなと。名刺の枚数も700枚弱しかないので、ヒットしなければ1枚1枚探せばいいやと割り切っております!

ちなみに名刺にグループ分け用のタグを付けてみました。
あまりグループを分けすぎるとかえって分かりにくくなるので、属する名刺が多いグループだけにしております。
属するグループが無い名刺は”meishi_OTHER”というタグを付けて、昔もらってどのグループに属するかわからないものは”meishi_UNKNOWN”というタグを付けてみました。
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また名刺をもらった日にちや場所が分かる場合はそのタグも付けております。こうしておけば検索しなくてもタグ内を探せばすぐに見つかりそうです。
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これで↓のように輪ゴムで申し訳ない状態で纏めていた名刺を、
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amazonで買った1000枚収納できる名刺ホルダに、
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全部入れて机の引き出しにしまう事ができます!!
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まとめ

名刺を検索する事も無く、サクッとスキャンしてサクッとEvernoteとMacに名刺を保管したいって方にチョーオススメでございます。

検索も完璧ではないといってもなかなかの精度です!!

ただEvernoteでPDF内の文字検索する為にはプレミアム会員になる必要があります。プレミアム会員といっても月額450円または年額4,000円なので、名刺以外でもPDF内の文字検索ができるとなにかと便利ではと思いますです!!

是非是非EvernoteとScansnapで簡単名刺管理をお試し下さいませ。。。

@ushigyuさん、ありがとうございました!!

ではでは。。。

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  • たぁぼぉ

     私も最近買ったのですがS1300です。
    スキャン速度は大量にスキャンしない限りは気にならないですよね!

    ちなみに、これまで頂いた名刺はアプリ「FastEverSnap」で撮影していたので、S1300でスキャンだけはしたのですが、Evernoteへはこれからです^^;

    • 匿名

      ありがとうございます!
      最初S1300とS1500で悩んだんですが、私も自炊する事もあんま無いだろうし、値段も安いのでS1300にしました。

      あとコンパクトなので持ち運べるのもいいなと。。。

      両面同時にスキャンしてくれるのもいいですしね(^^♪